Per ogni soggetto e per ogni anno è possibile creare più comunicazioni (per esempio, nel caso sia necessario effettuare una comunicazione integrativa). Si ricorda che tutte le spese del soggetto vanno trasmesse nella stessa comunicazione, e qualora vi siano errori o omissioni vanno ritrasmesse sempre tutte le spese.
Per creare una nuova Comunicazione basta cliccare sul nominativo, quindi sul pulsante "Aggiungi" nel riquadro "Gestione Dichiarazioni"; dopo aver dato un nome a piacere alla dichiarazione, questa verrà salvata ed il programma è pronto per il caricamento dei dati.
Le comunicazioni si differenziano in base alla Tipologia di Invio:
Cliccando sul pulsante "Elimina dichiarazione" in alto a destra, verrà cancellata l'intera dichiarazione.
Attenzione: dopo la conferma, l'operazione non può essere annullata.
La comunicazione deve contenere i documenti fiscali relativi ad importi incassati nell'anno di riferimento (per esempio, per la scadenza del 28 febbraio 2018 vanno inseriti tutti gli incassi del 2017).
Ogni singola riga della comunicazione deve fare riferimento ad un bambino/a e contenerne il codice fiscale; pertanto, se più fatture sono state emesse per lo stesso bambino/a queste andranno caricate nella stessa spesa, dettagliando i codici fiscali dei percipienti che hanno sostenuto la spesa.
Per inserire un nuovo elemento, cliccare sul pulsante "Nuova spesa" ed inserire i campi richiesti; cliccando sul pulsante "Salva ed aggiungi Nuovo" la maschera salverà tutti i dati inseriti e si predisporrà per il caricamento di una nuova spesa.
Ogni riga della comunicazione contiene i dati di un bambino/a, cui vanno associati i soggetti che hanno partecipato alle spese:
Dopo ogni modifica ai dati, l'importo totale in fondo alla maschera verrà aggiornato.
Il programma permette sempre la modifica manuale dei dati, sia che provengano da un'importazione o dal caricamento manuale.
Per modificare una riga della comunicazione si può alternativamente:
Spesso le importazioni da file esterni non contengono il codice fiscale del bambino/a e sono composte da una riga per fattura importata; il codice fiscale va però aggiunto perché è un elemento obbligatorio della comunicazione.
In tal caso, qualora al salvataggio del rigo il sistema rilevi che lo stesso codice fiscale è già presente, le voci saranno accorpate in una sola riga (come richiesto per questa trasmissione telematica).
Per eliminare un rigo della dichiarazione, basta posizionarsi sul rigo e premere il tasto "Canc" / "Del" sulla tastiera.
Attenzione: il pulsante "Elimina dichiarazione" cancella TUTTA la dichiarazione, e non solo il rigo corrente.
Cliccando sul pulsante "Stampa" verrà generata una versione stampabile del documento.
Tale stampa può anche essere salvata su file cliccando il pulsante "Salva con Nome" nella maschera che si aprirà.
Attenzione: il modello di stampa è stato predisposto da Mida4; come per la fattura alla Pubblica Amministrazione, non esiste un modello ministeriale.